1、范围

本规定确定了文书档案目录数据库结构、数据交换格式、数据交换要求和著录项目细则等内容。

本规定适用于本省文书档案目录数据库的建库。可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体档案数据库目录管理系统及其他专门档案资料目录数据库的参考。亦可作为编制电子文件管理软件、目录管理系统的参考。

2、规范性引用或参考文件

GB/T 7156-1987  文献保密等级代码

GB/T 7408-1994  数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法

DA/T 1-2000     档案工作基本术语

DA/ T 13-1994    档号编制规则

DA/T 22-2000    归档文件整理规则

SJ/T11268-2002   网络信息分类系统标准（信息资源目录体系）

陕西省档案局    陕西省归档文件整理实施细则

国家档案局      编制全国档案馆名称代码实施细则(国档发[1987]4号)

GB/T18894-2002  电子文件归档与管理规范

DA/T 18-1999    档案著录规则

《中国档案分类法》

《档案分类标引规则》

《中国档案主题词表》

《档案主题标引规则》

3、术语及定义

下列术语及定义适用于本标准。

3.1档案著录

建立档案目录过程中，对档案的内容和形式特征进行分析、选择、记录并录入计算机的过程。

3.1.1　文件级著录

以一件或多件文件为一个著录条目的著录。

3.1.1.1　件

归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；书刊、大事记、会议记录、文件汇集、报表、名册、画册、图册等装订成册（本）的为一件；来文与复文可作为一件，重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）可为一件。

3.1.1.2　多件

未装订成册而题名又可概括的多份文件，如活页式会议记录、会议纪要、工作简报、呈阅件、非诉讼案件等可作为多件文件。　

3.2案卷级著录

以互有联系的若干文件组成的一个或多个保管单位为一个著录条目的著录。

3.3著录条目

档案著录的结果，由反映文件或案卷的内容和形式特征的著录项目组成。

3.4著录项目

揭示档案内容和形式特征的记录事项。如题名、时间、密级等。　

3.5文件

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

3.6电子文件

指在数字设备及环境中生成，以数码形式存贮于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通讯网络上传送的文件。

3.7数据交换及数据交换格式

数据交换是通过计算机实现数据在网络上或以磁带、光盘等作为载体所进行的跨平台、跨系统的交换。数据交换格式指用于档案目录数据交换的数据格式。

4. 数据库结构与数据交换格式

4.1数据库结构

4.1.1　案卷级数据库结构

4.1.2文件级数据库结构

4.1.2.1 档号编制执行《DA/ T 13-1994档号编制规则》规定的文件级数据库结构 

4.1.2.2档号编制执行《归档文件整理规则（DA/T22－2000）》规定的文件级数据库结构

4.2数据交换格式

文书档案目录数据文件交换使用XML、TXT格式，推荐使用XML格式。

4.2.1案卷级XML文件交换格式范本

4.2.2案卷级TXT文件交换格式范本

4.2.3文件级XML文件交换格式范本

4.2.3.1档号编制执行《DA/ T 13-1994档号编制规则》规定的文件级XML文件交换格式范本 

4.2.3.2 档号编制执行《归档文件整理规则（DA/T22－2000）》规定的文件级XML文件交换格式范本

4.2.4文件级TXT文件交换格式范本

4.2.4.1档号编制执行《DA/ T 13-1994档号编制规则》规定的文件级TXT文件交换格式范本

4.2.4.2 档号编制执行《归档文件整理规则（DA/T22－2000）》规定的文件级TXT文件交换格式范本

4.3　数据交换要求

4.3.1　经过加密处理的数据，在交换、移交的同时提供解密手段。

4.3.2　经过压缩处理的数据，在交换、移交的同时提供解压缩手段。

4.3.3　用于交换的XML、TXT数据文件以数据交换年度进行划分，当数据文件字幅长度超过存贮介质容量时，可分割为若干个子文件存贮，并按顺序进行编号。子文件从01-99编号，如无子文件，不编号。

4.3.4  XML、TXT数据文件名组成

4.3.4.1 文件名格式

4.3.4.1.1档案馆编制的文件名格式

X  X X X X X X  X X X X  X X  XXX

 4.3.4.1.2 档案室编制的文件名格式

X    X X X X       X X X X  X X  XXX

4.3.4.2 文件名详解

数据级别分为文件级和案卷级,文件级用英文字母“W”表示，案卷级用英文字母“A”表示。

例1：陕西省档案馆 文件级 档案馆代码461001 归档年度1996年 子文件编号02   XML数据文件。

数据文件名为：W461001199602.XML。

例2：陕西省人民政府 案卷级 全宗号J185归档年度1998-1999年XML数据文件。

数据文件名为：A省政府J1851998-1999.XML。

5. 著录项目细则

5.1分类号

分类号是揭示档案主题内容和档案信息分类体系中的类目代码。

依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。

5.2档案馆代码

依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》的规定所赋予档案馆的代码著录。

5.3档号

档案馆、室在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。档号编制有两种结构：

按DA/T13-1994《档号编制规则》编制的档号结构为：

全宗号——案卷目录号——案卷号——分卷号——页（张）号。

依据DA/T2000《归档文件整理规则》编制的档号结构为：

全宗号——年度——保管期限——机构或问题——件号

5.3.1全宗号是档案馆给各立档单位的一组字符代码，用四位代码表示，第一位用汉语拼音大写表示全宗属性，如建国后档案用“J”表示，后三位用阿拉伯数字表示全宗顺序号。

5.3.2案卷目录号是全宗内案卷所属目录的代码，用三位阿拉伯数字著录。

5.3.3案卷号是案卷排列的顺序号，用四位阿拉伯数字著录。

5.3.4分卷号是赋予案卷号相同的案卷的排列顺序号，用二位阿拉伯数字著录。

5.3.5页（张）号是案卷内文件每页（张）的顺序号，用三位阿拉伯数字著录。

5.3.6年度指文件归档时形成的年度，用四位阿拉伯数字的公元纪年著录。

5.3.7保管期限按归档文件保管期限著录。保管期限分为永久、长期、短期三种，著录时直接采用简称或代码表示，简称为“永、长、短”，代码分别为“Y、C、D”。

5.3.8机构（问题）用归档单位分类方案类目的机构（问题）名称或通用简称著录。

5.3.9件号是指归档文件分类方案中最低一级类目内的文件排列顺序号，用三位阿拉伯数字著录。

5.4缩微号

档案馆、室赋予档案缩微制品的一组代码编号，由缩微制品种类（用“U”表示卷片，用“F”表示平片）、盘片号、画幅号组成。 

5.5档案定位符

是电子文件在计算机文件系统中的存放路径和唯一索引，档案定位符转换生成的条形码是实体档案存放位置信息的索引之一。

5.5.1以卷为保管单位整理的档案每卷一个条形码，以件为保管单位整理的档案每件一个条形码。

5.5.2档案定位符的格式是十二位三十六进制数，字符集是0—9，A—Z。

5.5.3属省档案馆接收范围的进馆档案，需著录档案定位符。档案定位符由省档案馆统一给定。

5.6题名

题名是表达档案中心内容、形式特征的名称，又称标题、题目。题名著录一般著录文件的原文标题或案卷封面已拟的题名。

5.6.1原文件或案卷没有题名或原题名不能揭示其内容时，依据其内容自拟题名，原题名照录并将新拟题名用“［］”括起。如：通知［共青团中央关于纪念一二·九运动的通知］。

5.6.2文件或案卷题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，缩写过的题名用“［］”括起。

5.6.3对题名中出现“你省”、“你厅”等字样的一定要考证出具体的名称，考证出的名称必须使用全称或通用简称标注，并用“［］”括起。

5.6.4著录对象是多件文件时，在拟写的文件题名中，应保留第一件文件题名的主要部分，加上能概括其余文件中心内容及形式特征的部分，并在题名末尾著录“（共几件）”的说明字样。如：工作简报（1－10）期（共10件）

5.6.5正文与附件为一件时，用正文标题作为本件题名；转发文与被转发文为一件时，用转发文题名作为本件题名。

5.6.6如果案卷表示同一问题，可视为一份文件著录，如一次会议的通知、议程、会议记录、会议纪要等。

5.7文件编号

文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的发文字号，应当包括机关代字、年份、序号。

5.7.1文件编号除年份用“［］”号外，其余照原文字符号抄录；年份为四位阿拉伯数字标注公元纪年。

5.7.2联合发文或档案上有多个文件编号时，一般只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。

5.7.3若著录多个文件编号，中间用一个空格隔开。

5.7.4若没有文件编号时，可以不著录。

5.8责任者

也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。

5.8.1责任者只有一个时，按原文著录。

5.8.2责任者有多个时，著录列首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录。多个责任者之间用一个空格隔开，被省略的责任者用“［等］”表示。

5.8.3机关团体责任者必须著录全称或统一规范的通用简称。

如：中国共产党陕西省委员会通用简称为“陕西省委”。

5.8.4个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（）”号括起。如：李建国（陕西省委书记）

5.8.5未署责任者或责任者不完整的，应根据其内容考证出责任者。考证出的责任者用“［］”括起；考证不出的不著录。

5.8.6文件所署责任者为别名、笔名时，均照原文著录，但应将其真实名称附后，并加“（）”号。如：茅盾（沈雁冰）。

5.8.7如果责任者只有姓和职务，要考证出全名著录于原责任者后，用“（）”括起。如：李书记（李建国）。

5.8.8著录会议文件责任者时，要著录会议的全称，如：陕西省第七届人民代表大会第五次会议。

5.9密级

指文件保密程度的等级。一般应按文件形成时所定的密级用汉字代码著录。

密级按GB/T 7156-1987文献保密等级代码划分为六个级别，名称与代码见下表。 

 文献保密等级代码

5.10解密划控

依据《档案法》，根据归档文件形成时间及文件内容确定档案是向社会开放还是继续内部控制使用。分为开放、控制两种。著录时用汉字开放、控制表示。

文件级“解密划控”必须逐件鉴定后著录；案卷级“解密划控”应当著录该案卷内文件的解密划控最严格的一种。

5.11 保管期限

保管期限是指根据档案价值确定的档案应该保存的时间，一般分为永久、长期、短期三种。著录时用永久、长期、短期表示。

保管期限一般按案卷（文件）整理时所确定的保管期限著录。对重新鉴定的档案，应著录新的保管期限。

5.12时间

文件形成的时间、卷内（多件）文件起止时间。

5.12.1文件时间著录，年、月、日之间用“-”连接，如1989年12月2日，著录为1989-12-2。

5.12.2案卷时间分别著录起始时间和终止时间，如1989-7-12到1989-12-30，著录为起始时间1989-7-12，终止时间1989-12-30。

5.12.3没有形成时间的文件、案卷，可根据其内容、形式特征等考证出时间著录。

5.12.4时间项中无法考证的年、月、日，用“*”表示，“*”最多可以表示四位，如年代不详，著录为*-12-24、19*-12-24或195*-12-24，如1978年，月、日不详，著录为1978-*-*。

5.12.5年、月、日均无法考证的，其著录形式为*-*-*。

5.12.6历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日，应换算成公元纪年著录。

5.13载体类型

载体类型分为纸质、唱片、照片、胶片、胶卷、磁带、磁盘、光盘等，著录时用汉字表示。

5.14 载体规格

指档案载体的尺寸及型号，如：16K、A4、3.5＂等。

5.15 载体数量

用阿拉伯数字表示。

5.16　载体单位

用汉字表示，如“页”、“张”、“卷”、“册”、“盒”、“片”等。　

5.17关键词

是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。

5.17.1关键词是对题名的补充，如果题名中出现同于关键词的词，不必著录。

5.17.2对于干部任免、干部调动、干部待遇、职称评定等涉及到人名的，人名应全部著录。

5.17.3各个关键词之间用一个空格隔开。

6. 文字细则

6.1　汉字应使用规范化的简化汉字，出现错别字、繁体字和非标准字时，在所著录条目中予以更正。

6.2　著录中所用数字应采用阿拉伯数字。

6.3　著录中所用汉语拼音字符和英文字符一律采用大写。